Unser Blog: XRechnung

Blog

Die XRechnung wird Pflicht

Ab dem 27. November 2020 ist es für jeden Lieferanten Pflicht. Rechnungen an staatliche Rechnungsempfänger müssen im digitalen eRechnungs-Format XRechnung erstellt werden.

Was sind e-Rechnungen und XRechnungen?

Ziel war und ist es, die Abwicklung internationaler Geschäftsbeziehungen zu erleichtern. Die europäische Kommission hat hierzu in der Richtlinie 2014/55/EU formuliert: „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Eine e-Rechnung entsteht nicht durch den Versand eines PDF-Dokuments per E-Mail.

In Deutschland wurde die Richtlinie mit dem Format XRechnung umgesetzt.

XRechnung auf Knopfdruck

Um die Rechnungsstellung an Empfänger auf Bundesebene für unsere Kunden unkompliziert zu ermöglichen, haben wir einige Anpassungen in unserer Software vorgenommen. Sie erstellen wie gewohnt Ihre Rechnung in LAS. Eine neue Funktion erzeugt dann auf Knopfdruck die benötigte XML-Datei, die alle notwendigen Daten enthält.

Und auf Landesebene?

Auf Landesebene sind die Regelungen variabel. So gilt in Bremen ebenfalls der 27. November als Stichtag, in Baden-Württemberg haben Dienstleister und Lieferanten noch Zeit bis zum 01. Januar 2022 auf das neue Format umzustellen. In anderen Bundesländern gibt es (noch) keine E-Rechnungs-Pflicht.

Ausnahmen

Rechnungen mit einem Betrag unter 1000 € sind von den verpflichtenden e-Rechnung ausgenommen. Auch Rechnungen die besonders sensible Daten enthalten und der Geheimhaltung unterliegen, oder die Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes betreffen, müssen nicht elektronisch übermittelt werden.

Vorteile auch für B2B-Geschäften

Auch wenn die XRechnung nur bei sog. B2G-Geschäften (Business-to-Government) verpflichtend ist, wird sich über kurz oder lang der Vorteil auch im B2B-Bereich zeigen.
Das grundsätzliche Ziel von eRechnungen besteht darin, die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, aber auch die Verarbeitung von Rechnungen vollständig zu automatisieren und somit zu beschleunigen.

Perfekter Partner: Das Dokumenten-Management-System

Auch elektronische Rechnungen müssen rechtssicher archiviert werden. Schon heute nutzen viele Rechtsanwaltskanzleien oder Wirtschaftsprüfungsunternehmen dazu die Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems (DMS), also die Ablage der ein- und ausgehenden Rechnungen in einem separaten System. Werden hier auch elektronische Rechnungen archiviert, entfällt die klassische Ablage in Papierform endgültig. Neben der Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Rechnungen werden also auch Kosten für Druck, Papier und Lagerplatz reduziert.