Blog
Stillstand bedeutet Rückstand
Warum die regelmäßige Prozessanalyse der Schlüssel zu einem wirtschaftlichen Unternehmen ist
Ständiger Wandel ist aus dem täglichen Geschäft in Beratungsunternehmen nicht mehr wegzudenken. War Ihr Unternehmen vor kurzem gut aufgestellt, effizient und auf die Bedürfnisse der Mandanten ausgerichtet, kann dies heute anders sein.
Ein verändertes Arbeitsumfeld, die fortschreitende Digitalisierung, der Drang zur Mobilität und neue Erwartungen der Mandanten machen eine ständige Anpassung Ihrer Arbeitsprozesse notwendig.
Hierbei spielen Größe oder Alter des Unternehmens keine Rolle – Strukturen, Arbeitsweisen und auch gesetzliche Anforderungen ändern sich für alle gleichermaßen. Insbesondere die IT und eingesetzte Softwareanwendungen müssen Veränderungen auffangen, neue Anforderungen abbilden können und dabei verschiedenste Systeme miteinander verbinden und jedem Teammitglied passende Werkzeuge bereitstellen.
Mit einem offenen Blick die internen Abläufe zu betrachten, hilft Stärken zu definieren und Schwächen aufzudecken:
Unter welchen Gesichtspunkten können die internen Prozesse beleuchtet werden?
/// WIE WERDEN NEUE MANDATE BEHANDELT?
Existiert ein kanzleiweiter einheitlicher Prozess oder ist er eher „individuell" organisiert?
/// PLANEN SIE IHRE AUFTRÄGE?
Kalkulieren Sie ein Auftragsbudget und überwachen es?
Werden vor Auftragsannahme Mitarbeiter und benötigte Qualifikationen abgefragt und Risiko sowie Realisierbarkeit geprüft?
/// GIBT ES EINE MITARBEITEREINSATZPLANUNG?
Wie werden Mitarbeiter den Aufträgen zugeordnet?
Wie die Teamstruktur gebildet?
Werden Budgets mit der Einsatzplanung abgeglichen?
/// IST DIE ZEITERFASSUNG ZEITNAH UND UNKOMPLIZIERT MÖGLICH?
Dauert es unverhältnismäßig lange, bis Zeiten erfasst werden und zu Auswertungen verwendet werden können?
Ist das Budgetcontrolling deshalb überflüssig, weil zeitnahe Erfassungsdaten fehlen.
///ERFOLGT DIE ERFASSUNG DER KOSTEN? VOLLSTÄNDIG ODER LÜCKENHAFT?
Werden Reisekosten und weitere Fremdleistungen vollständig den Aufträgen zugeschrieben, sodass die Abrechnung darauf zurückgreifen kann?
/// VERZÖGERT DIE KOMPLIZIERTE ABRECHNUNG EINE ZEITNAHE RECHNUNGSSTELLUNG?
Ist die Zeitspanne zwischen Abschluss des Auftrags und der Schlussrechnung übermäßig lang? Liegen Rechnungsvorschläge so lange bei Partnern, bis sie veraltet sind? Wächst die Summe der nicht abgerechneten Leistungen stetig?
/// WERDEN VORSCHÜSSE ANGEFORDERT UND AUTOMATISCH VERRECHNET?
Ist es aufwändig Vorschussrechnungen zu erstellen, sodass dies meist nicht geschieht?
/// VERSORGT IHR REPORTING SIE AUF KNOPFDRUCK MIT ALLEN ERFORDERLICHEN INFORMATIONEN?
Werden Ihre Reports an neue Anforderungen angepasst?
Fühlen Sie sich jederzeit umfassend und aktuell informiert?
Das Erfassen und Überdenken dieser Fragen kann dabei helfen, Verbesserungspotenzial zu erkennen und die Prozesse gezielter an die aktuellen Anforderungen anzupassen. Eine systematische Analyse der Arbeitsprozesse und deren Dokumentation bieten die Möglichkeit, konkrete Empfehlungen zur Optimierung umzusetzen.