Blog
Die E-Rechnung wird Pflicht
Im B2B-Bereich wird die elektronische Rechnungsstellung ab dem 01. Januar 2025 schrittweise zur Pflicht. Die wichtigsten Informationen zur E-Rechnung:
Was ist die E-Rechnung?
Die europäische Kommission hat in der Richtlinie 2014/55/EU formuliert: „…eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“
Nicht ausreichend ist der Versand einer Rechnung im pdf-Format.
Auch für E-Rechnungen gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
XRechnung
Das XRechnung-Format ist ein strukturiertes elektronisches Format, das dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entspricht. Wer Rechnungen an staatliche Empfänger versendet, ist (abhängig vom Bundesland) bereits seit 2020 verpflichtet eine XRechnung zu versenden.
ZUGFeRD
Das hybride Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) enthält sowohl maschinenlesbare XML-Daten im Format EN16931 als auch ein PDF-Dokument.
Sonstige Formate
Gem. BMF-Schreiben vom 02.10.2023 sind das Bundesministerium der Finanzen und die obersten Finanzbehörden der Länder zu dem Ergebnis gekommen,“… dass aus Sicht der Finanzverwaltung insbesondere sowohl eine Rechnung nach dem XStandard als auch nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format darstellt, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 (ABl. L 133 vom 6. 5. 2014, S. 1) entspricht.“
Darüber hinaus ist es jedoch möglich, dass andere, im Schreiben nicht genannte Formate, die Anforderungen erfüllen können. Zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger kann ein elektronisches Format vereinbart werden. Voraussetzung ist dann, dass die Rechnungsdaten so extrahiert werden können, dass dieses Format der europäischen Norm entspricht oder mit dieser verarbeitet werden kann. Somit können z.B. auch im EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen genutzt werden.
Vorteile der E-Rechnung
Mit der Einführung der E-Rechnung ergeben sich für Rechnungsersteller und -empfänger viele Vorteile:
- Internationaler Handel
Die in der EU Richtlinie 2014/55/EU festgelegten Standards erleichtern den internationalen Handel. - Liquiditätssteigerung
Der Rechnungssteller erhält sein Geld schneller, da E-Rechnungen den Empfänger schneller erreichen, zeitnah geprüft und gezahlt werden können. - Kostenersparnis
Durch den Verzicht auf Papierrechnungen entfallen die Kosten für Papier und Porto.
Der Wegfall der manuellen Bearbeitung schont die Personalressourcen - Umweltschonend
Der reduzierte Papierverbrauch schützt die Umwelt und die elektronische Archivierung spart Platz und andere Ressourcen.
Schrittweise Einführung
Um die Einführung der E-Rechnung und die damit verbundenen Umstellungen für Unternehmen zu vereinfachen, wird die E-Rechnung in mehreren Schritten eingeführt:
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen. Papierrechnungen sind bis zum 31. Dezember 2026 jedoch weiterhin zulässig.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab dem 01. Januar 2027 E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden.
Eine verlängerte Einführungsfrist bis zum 31.12.2027 gilt für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro. Diese dürfen in diesem Zeitraum weiterhin sonstige Rechnungen, z.B. Papierrechnungen oder PDF´s versenden.
Ab dem 01. Januar 2028 ist die Einführung abgeschlossen: Der Versand der E-Rechnung ist im B2B-Bereich Pflicht für alle Unternehmen.