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Einsatzplanung im Kalender
Die Einsatzplanung in LAS macht aus Budgets und Personalzuordnung einen konkreten, taggenauen Prüfungsplan für Ihre Teams. Im vierten Teil der Serie geht es darum, wie Sie Einsätze im Kalender verteilen, Verfügbarkeiten berücksichtigen und so die tägliche Arbeit praxisnah steuern.
Einsatzplanung auf einen Blick: So verteilen Sie Prüfungsstunden effizient im Team
Wenn mehrere Prüfungsaufträge parallel laufen, reicht ein reines Budget in Stunden nicht aus – entscheidend ist, wer an welchen Tagen tatsächlich auf welchem Mandat arbeitet. Die Einsatzplanung in LAS schließt diese Lücke, indem sie die Mitarbeitenden kalenderbasiert auf konkrete Tage und Wochen einplant.
Statt nur Gesamtstunden pro Auftrag zu sehen, erhalten Projektleiter eine visuelle Übersicht: Welche Mitarbeitenden sind wann eingeplant, und wie verteilen sich die geplanten Stunden über den Zeitraum des Auftrags? Das schafft Transparenz und hilft, Engpässe rechtzeitig zu erkennen.
Kalenderbasierte Planung mit Wochenrastern
In der Einsatzplanung zeigt LAS eine tabellarische Übersicht, in der Mitarbeitende und ihre budgetierten Stunden auf der einen Seite und ein Kalender im Wochenraster auf der anderen Seite dargestellt werden. Dort können Stunden taggenau auf einzelne Mitarbeitende gebucht werden, zum Beispiel pro Woche oder für einen definierten Prüfungszeitraum.
- Projektleiter sehen für jede Person, wie viele Stunden für einen Auftrag geplant sind und wie sich diese auf die Kalendertage verteilen.
- Über Navigationselemente kann der sichtbare Zeitraum flexibel verschoben werden, etwa um drei oder sechs Wochen vor- oder zurückzuspringen.
So entsteht ein realistisches Bild des tatsächlichen Einsatzplans, das weit über eine reine Budgettabelle hinausgeht.
Geplante und verfügbare Stunden im Blick
Zu einer effektiven Einsatzplanung gehört nicht nur, zu wissen, wie viele Stunden jemand verplant ist, sondern auch, wie viel Kapazität noch frei ist. Dafür stehen in LAS spezielle Auswertungen für „geplante Stunden“ und „verfügbare Stunden“ je Mitarbeiter zur Verfügung.
- Geplante-Stunden-Ansichten zeigen, wie viele Stunden eine Person in einem Zeitraum bereits auf verschiedene Aufträge verteilt hat.
- Verfügbare-Stunden-Ansichten machen sichtbar, wo noch freie Kapazitäten bestehen, um zusätzliche Aufgaben oder neue Mandate zu übernehmen.
Diese Transparenz erleichtert die Balance zwischen Auslastung und Überlastung – ein wichtiger Faktor für Qualität und Zufriedenheit im Team.
Teamorientierte Ansichten für die Praxis
Neben der Planung je Auftrag unterstützt LAS auch teamorientierte Sichten, etwa Einsatzpläne für Teams oder Mitarbeitergruppen. Damit lässt sich prüfen, ob ein gesamtes Prüfungsteam für eine Saison ausreichend besetzt ist oder ob bestimmte Qualifikationen an einzelnen Tagen fehlen.
- Teamansichten helfen, Abwesenheiten (z. B. Urlaub oder Schulungen) mit der Einsatzplanung zu verknüpfen.
- Führungskräfte können schnell erkennen, ob sie Aufgaben umverteilen oder zusätzliche Ressourcen einplanen müssen.
Gerade in Zeiten hoher Prüfungsdichte ist dies ein wesentlicher Vorteil, um Projekte verlässlich zuzusagen und fristgerecht abzuschließen.
Von der Planung zur Steuerung im Alltag
Die Einsatzplanung in LAS ist nicht nur ein Planungswerkzeug, sondern auch ein Steuerungsinstrument im laufenden Prüfungsbetrieb. Sie verbindet Budget, Personalzuordnung und tatsächliche Einsatzzeiten und macht so Abweichungen früh sichtbar.
- Wenn sich Projektverläufe ändern, können Planungen angepasst und alternative Szenarien durchgespielt werden.
- Projektleiter und verantwortliche Wirtschaftsprüfer erhalten eine gemeinsame Grundlage, um Mandate, Ressourcen und Fristen im Blick zu behalten.
Im nächsten und letzten Teil der Serie geht es um Controlling und Kennzahlen: wie Sie mit Budgetsummen, Budgetüberwachung und Kennzahlen wie Budgettreue und Deckung die Wirtschaftlichkeit Ihrer Prüfungsaufträge gezielt auswerten können.
Lesen Sie hier Teil 1, Teil 2 und Teil 3 unserer Serie zur Budget- und Einsatzplanung.