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Die richtigen Leute zur richtigen Zeit: Ressourcen- und Einsatzplanung mit LAS im Prüfungsalltag
Die LAS-Budget- und Einsatzplanung unterstützt nicht nur bei Zahlen und Budgets, sondern auch dabei, die richtigen Personen zur richtigen Zeit auf die passenden Aufträge zu bringen. Im dritten Teil der Serie steht deshalb der praktische Nutzen der Personalzuordnung und Auslastung im Mittelpunkt.
Einfache Personalplanung für optimale Auslastung
Eine effiziente Prüfungsplanung lebt davon, dass Aufgaben auf die passenden Mitarbeitenden verteilt werden – nach Qualifikation, Erfahrung und Verfügbarkeit. Die LAS-Budget- und Einsatzplanung verbindet Budget- und Personalsicht, sodass bereits bei der Planung klar erkennbar ist, wer wie stark in einem Auftrag eingebunden ist.
Statt nur mit Gesamtstunden für einen Auftrag zu arbeiten, werden die budgetierten Stunden in LAS auf konkrete Personen und Rollen verteilt. Das macht die Planung transparenter und erleichtert die spätere Steuerung der Auslastung in Prüfungsteams.
Personalzuordnung: Budgets werden zu echten Einsatzplänen
Im Bereich Personalzuordnung werden die budgetierten Stunden eines Auftrags auf einzelne Mitarbeitende verteilt und mit Rollen wie z. B. Prüfungsassistent, Teamleiter oder verantwortlicher Wirtschaftsprüfer verknüpft. Zu jedem Mitarbeitenden lassen sich budgetierte Stunden, daraus resultierendes Budgethonorar und – im Verlauf der Prüfung – erfasste Zeiten und Sollhonorare nachvollziehen.
- Die Zuordnung zeigt auf einen Blick, welche Personen in welchem Umfang auf einen Auftrag geplant sind.
- Rollenbasierte Gruppierungen erleichtern es, die Teamstruktur in der Planung abzubilden und später auszuwerten.
So wird aus einer abstrakten Budgetzahl ein konkreter, nachvollziehbarer Personaleinsatzplan.
Effizienzgewinn durch Mitarbeitervorschläge und Vorjahresdaten
Gerade bei wiederkehrenden Prüfungsaufträgen müssen Teams nicht jedes Jahr komplett neu „erfunden“ werden. LAS unterstützt dies mit Funktionen wie dem Mitarbeitervorschlag oder der Übernahme von Daten aus Vorjahresaufträgen.
Mitarbeitervorschläge übernehmen Mitarbeitende aus dem Vorjahr in den aktuellen Auftrag, sodass nur noch die Stunden angepasst werden müssen.
- Alternativ können sowohl Mitarbeitende als auch deren im Vorjahr tatsächlich geleistete Stunden als Basis für die neue Budgetierung genutzt werden.
Damit reduziert sich der Planungsaufwand deutlich, und gleichzeitig bleibt die Planung eng an den tatsächlichen Erfahrungen der vergangenen Prüfungen.
Auslastung im Blick: Wer ist verfügbar, wer ist gebucht?
Neben der Personalzuordnung für einzelne Aufträge stellt LAS unterschiedliche Auslastungsansichten zur Verfügung, etwa Mitarbeiter-Überblicke nach Zeitraum oder Jahresübersichten. So kann erkannt werden, wie stark Mitarbeitende in bestimmten Wochen, Monaten oder über das Jahr verteilt eingeplant sind.
- Über Auswertungen zur Auslastung wird sichtbar, ob Personen überbucht sind oder freie Kapazitäten für weitere Aufträge haben.
- Kombinationen aus Budget, Planung und tatsächlich erfassten Stunden helfen, Überlastungen zu vermeiden und Teams ausgewogen zu besetzen.
Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere größere Mandate parallel laufen und Kapazitäten zwischen verschiedenen Projekten abgestimmt werden müssen.
Praxisnahe Planung für Prüfungsteams
Durch die Verzahnung von Budget, Personalzuordnung und Auslastung entsteht in LAS ein praxisnahes Bild der Prüfungsplanung. Projektleiter sehen, ob ihr Budget auf Teamseite realistisch hinterlegt ist, und können bei Engpässen frühzeitig nachsteuern.
- Anpassungen in der Personalzuordnung wirken sich direkt auf die Budget- und Einsatzplanung aus.
- Führungskräfte erhalten eine fundierte Grundlage für Entscheidungen zu Teamzuschnitt, Einsatzplanung und Weiterentwicklung der Mitarbeitenden.
Im nächsten Teil der Serie steht die Einsatzplanung im Fokus: Wie Sie mit Wochenrastern, Teamplänen und detaillierten Planungsansichten die tatsächliche Arbeit auf Tage und Wochen herunterbrechen und so aus einem Budgetplan einen konkreten Prüfungsplan machen.
Hier finden Sie Teil 1 unserer Reihe zur Budget- und Einsatzplanung.
Hier finden Sie Teil 2 unserer Reihe zur Budget- und Einsatzplanung.