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Wie Vorgänge Ihnen helfen, anstehende Aufgaben effizienter und strukturiert zu bearbeiten
Sie kennen die Erfassung der erbrachten Leistungen auf Mandant und Auftrag. Aber wissen Sie auch, dass Sie Ihre Zeiten noch detaillierter erfassen können?
Effizientes Aufgabenmanagement mit LAS
In der Regel werden erbrachte Leistungen einem Mandanten und Auftrag zugeordnet. Insbesondere bei umfangreichen Aufträgen wird dies aber schnell unübersichtlich. Oftmals müssen in der Folge bei der Abrechnung die erfassten Zeiten manuell aufbereitet werden, um dem Kunden transparente Rechnungen stellen zu können. Diesen erheblichen Mehraufwand können Sie umgehen:
Die Lösung:
Mit der Funktion „Vorgänge" können Nutzer anstehende Aufgaben zu Aufträgen und Projekten sinnvoll und strukturiert anlegen und planen. Vorgänge werden einem Mandanten und Auftrag zugeordnet und einem Mitarbeiter zugewiesen.
Insbesondere für Nutzer der LAS Web App bietet das Arbeiten mit Vorgängen viele Vorteile. Vorgänge stehen aber auch in ausgewählten Funktionen des Zentralsystems zur Verfügung.
Vorgänge anlegen
Standardvorgänge können definiert und direkt bei der Anlage eines Auftrages generiert werden. Alternativ können Vorgänge natürlich jederzeit manuell erfasst werden.
Besonders praktisch: Mit dem Outlook AddIn können neue Vorgänge direkt bei Eingang einer neuen E-Mail angelegt werden.
Vorgänge im Dashboard
Auf dem Dashboard in der LAS Web App können für Sie relevante Vorgänge angezeigt werden, z.B. die Neuesten Vorgänge oder die, auf die Sie zuletzt Leistungen erfasst haben. So kann die Erfassung Ihrer Leistungen noch effizienter erfolgen, denn Sie können hier direkt in die Zeiterfassung wechseln.
Vorgänge anzeigen
Über den Menüpunkt „Vorgänge" erhalten Sie eine Übersicht aller für Sie angelegten Aufgaben in LAS. Sie haben die Wahl zwischen einer tabellarischen Übersicht und einer komfortablen KanBan-Darstellung. Vorgänge können nach Eingangsdatum, Mandant, Auftrag und Status selektiert werden. Projektleiter haben zusätzlich die Möglichkeit, Vorgänge zu sehen, die ihren Projekten zugeordnet sind. Eine detaillierte Ansicht aller Vorgänge zu einem Auftrag ist über die Detailansicht des Auftrags verfügbar.
Status von Vorgängen
Jeder Vorgang erhält einen Status, wie z.B. geplant, begonnen oder beendet. Der Status ist frei definierbar. Der Status kann in vielen Tabellen als Filter genutzt werden.
Neuer Auftrag aus Vorgang
Aus markierten Vorgängen in der Übersicht kann auf Knopfdruck ein neuer Auftrag generiert werden. Die erfassten Leistungen werden automatisch auf den neuen Auftrag umgebucht und die Vorgänge dem neuen Auftrag zugeordnet.
Vorgang und Zeiterfassung
Die Kombination aus Vorgängen und Zeiterfassung bietet zahlreiche Möglichkeiten, die perfekt miteinander harmonieren. Möchten Sie erbrachte Leistungen erfassen? Kein Problem! Aus dem Vorgang können Sie direkt in die Zeiterfassung wechseln. Die Informationen aus dem Vorgang werden direkt übernommen, sodass Sie die benötigten Felder, wie Mandant und Auftrag, nicht manuell ausfüllen müssen.
Erfassen Sie gerade Zeiten und es existiert noch kein Vorgang? Dann können Sie auf Basis der erfassten Leistungen automatisch einen neuen Vorgang anlegen. Selbstverständlich können Sie einen Vorgang bei der Zeiterfassung auch abschließen.
Gut zu wissen: Vorgänge können für die Zeiterfassung als Pflichtangabe definiert werden, so dass eine Erfassung ohne Zuordnung zu einem Vorgang nicht möglich ist. Dies kann für Niederlassungen oder Auftragskategorien festgelegt werden.
Vorgang und Abrechnung
Über den Vorgang erhalten Sie umfangreiche Informationen über den Abrechnungsstand und die erfassten Leistungen. Alle erfassten sowie bereits abgerechneten Leistungen und/oder Reisekosten werden übersichtlich dargestellt. Diese können zur Abrechnung freigegeben und überarbeitet werden. In den Spalten zur Abrechnung können sowohl die Stunden als auch das Honorar überarbeitet und Nebenkosten hinzugefügt werden.
Vorgänge im Zentralsystem
In ausgewählten Funktionen können Vorgänge auch im Zentralsystem genutzt werden. Bereits übernommene Leistungen können nachträglich korrigiert werden. Geändert werden können die Angaben zu Mandant, Auftrag und Vorgang.
Es stehen spezielle Abfragen zu nicht abgerechneten Leistungen zur Verfügung, die diese nach Vorgängen gruppiert auflisten.
Möchten Sie noch mehr erfahren? Gerne beraten wir Sie zum Arbeiten mit Vorgängen.