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Wie sieht eine strukturierte Projektplanung aus?
Im ersten Teil unserer Blogreihe haben Sie gelesen, welche Hürden Unternehmen auf dem Weg zu einer neuen Softwarelösung häufig überwinden müssen. Nun ist es an der Zeit, den nächsten Schritt zu gehen – hin zur Umsetzung und zu greifbaren Ergebnissen. Eine Softwareeinführung ist mehr als nur ein technisches Projekt. Sie ist ein Aufbruch – eine Chance, Arbeitsprozesse neu zu denken, Zusammenarbeit zu stärken und die Zukunft des Unternehmens aktiv zu gestalten. In diesem zweiten Teil zeigen wir, wie Sie mit klarer Struktur, engagierten Teams und einem durchdachten Vorgehen die Einführung der Software zu einem echten Erfolg machen – von der ersten Analyse bis zum produktiven Einsatz.
Analysephase: Grundlagen schaffen
Der Startpunkt jeder Softwareeinführung ist die Analysephase. Hier werden die Anforderungen des Unternehmens und die Rahmenbedingungen genau untersucht. In einem gemeinsamen Workshop mit dem Projektteam werden die wichtigsten Punkte dokumentiert:
- Analyse und Struktur aktueller sowie zukünftiger Prozesse
- IT-technische Eckpunkte und Voraussetzungen der Einführung
- Kundenspezifische Anforderungen und Wünsche
- Erstellung eines Umsetzungsplans und einer Workshop-Dokumentation
- Ausarbeitung einer Projektskizze als Leitfaden
- Grober Kostenrahmen für Lizenzen und Anpassungen
- Angebot zur ausführlichen Design-Phase
Am Ende steht eine klare Dokumentation, die sowohl die organisatorischen als auch die technischen und finanziellen Rahmenbedingungen abbildet.
Designphase: Planung und Lösungen
Im nächsten Schritt beginnt die Designphase. Das Projektteam erhält eine gezielte Schulung zur neuen Software. Optional werden Angebote für Lizenzen, die Einrichtung, die Schulung sowie zusätzliche Module vorgelegt. Nun geht es an die konkrete Umsetzung:
- Sichtung und Übernahme existierender Daten
- Planung und Abstimmung technischer Schnittstellen (z. B. zu Outlook etc.)
- Erarbeitung individueller Anpassungen und Erstellung eines Pflichtenhefts
In dieser Phase wird klar, wie die Software optimal in die bestehenden Arbeitsprozesse integriert werden kann und welche individuellen Anpassungen vorgenommen werden müssen.
Implementierungsphase: Umsetzung und Produktivstart
Die dritte und letzte Phase ist die Implementierung. Hier wird die LAS Software installiert und in Betrieb genommen. Die wichtigsten Schritte sind:
- Installation und Parametrisierung der Software
- Aufbau und Konfiguration der Datenbank
- Schulung der Benutzer direkt im System
- Datenübernahme aus Altsystemen
- Abnahme und Test der individuell entwickelten Anpassungen
- Produktiveinsatz und Rollout
Mit der erfolgreichen Abnahme beginnt das Unternehmen, die Software im Alltag produktiv zu nutzen.
Um den finanziellen Aufwand für die zu erwartenden Supportanfragen in der Anfangsphase überschaubar zu halten, werden bestenfalls Pauschalvereinbarungen getroffen.
Erfolgreiche Softwareeinführung mit klarer Struktur
Die Einführung einer neuen Software verläuft idealerweise in drei klar definierten Phasen: Analyse, Design und Implementierung. Jeder Abschnitt hat sein eigenes Ziel und sorgt dafür, dass die Umstellung reibungslos funktioniert und alle Beteiligten optimal vorbereitet werden. Eine strukturierte Vorgehensweise minimiert Risiken und fördert den nachhaltigen Projekterfolg.