Blog
Mehr Liquidität: Offene Posten, Zahlungseingänge und Mahnungen strukturiert steuern
Offene Posten sind mehr als nur Zahlen in einer Liste – sie zeigen, wie liquide Ihre Kanzlei tatsächlich ist und wo Handlungsbedarf besteht. Mit dem LAS-Modul „Offene Posten“ behalten Sie offene Forderungen im Blick, erfassen Zahlungseingänge sauber und schaffen die Basis für ein professionelles Forderungsmanagement.
Offene Posten im Griff – Liquidität im Blick
Dieser Baustein verwaltet zentral alle offenen Posten Ihrer Debitoren. Diese können nach Mandant, Partner, Projektleiter, Stichtag und zahlreichen weiteren Kriterien gefiltert werden. Listen mit Altersstruktur zeigen, wie lange Rechnungen bereits offen sind und wo das Risiko steigender Außenstände wächst.
- Eine Liste offener Posten Debitoren mit Altersstruktur machen sichtbar, welche Forderungen aktuell und welche überfällig sind.
- Durch Gruppierungen und Zusammenfassungen je Mandant oder Merkmal lassen sich Schwerpunkte und kritische Bereiche schnell identifizieren.
Wer seine offenen Posten strukturiert überwacht, erkennt früh, wo proaktiver Kontakt zum Mandanten sinnvoll ist.
Zahlungseingänge sauber erfassen und zuordnen
Im Mittelpunkt des Moduls steht die Erfassung der Zahlungseingänge: Zahlungen werden mit Bank, Mandant, Datum und Betrag erfasst und anschließend den offenen Posten zugeordnet. Dabei können Zahlungen sowohl vollständig als auch auf mehrere Rechnungen verteilt werden.
- Entspricht der Zahlungseingang exakt einem offenen Posten, lässt sich dieser mit einem Klick ausgleichen.
- Betrifft eine Zahlung mehrere Posten, kann der Betrag aufgeteilt werden – so bleibt die Zuordnung jederzeit nachvollziehbar.
Ein sauberer Ausgleich vermeidet Dubletten, reduziert manuelle Korrekturen und sorgt dafür, dass sowohl Sachbearbeitung als auch Finanzbuchhaltung auf korrekte Daten zugreifen.
Direktausgleich und Journalübernahme – weniger Aufwand in der Fibu
Neben der Zahlungserfassung bietet LAS einen Direktausgleich Offene Posten, bei dem offene Posten eines Mandanten angezeigt und direkt ausgeglichen werden können. Alle relevanten Angaben wie Bank, Belegnummer, Belegart, Buchungsdatum und Betrag werden erfasst und der Posten mit einem Vorgang erledigt.
- Erfasste Zahlungseingänge lassen sich in das LAS-Journal übernehmen und über die Fibu-Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung übergeben.
- Nach der Journalübernahme sind die Zahlungen nicht mehr änderbar, aber jederzeit über Suchkriterien auswertbar – ein Plus an Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.
Das reduziert Doppelarbeiten zwischen Kanzleisystem und Finanzbuchhaltung und stellt sicher, dass offene Posten und gebuchte Zahlungen konsistent sind.
Transparente Auswertungen als Grundlage für Kundenkommunikation
Über Berichte wie die Liste „Zahlungseingang“ und die Ansicht „Offene Posten“ erhalten Sie jederzeit einen Überblick über bereits eingegangene Zahlungen und noch offene Forderungen. Auswahlkriterien wie Zeitraum, Bank, Mandant oder Erfasser ermöglichen zielgenaue Auswertungen.
- Auf Basis dieser Informationen können Kanzleien frühzeitig auf Mandanten zugehen, bevor aus vergessenen Rechnungen echte Zahlungsprobleme werden.
- Freundliche, faktenbasierte Erinnerungskommunikation wird einfacher, weil alle Daten strukturiert vorliegen – inklusive Beträge, Fälligkeiten und Historie.
Wer rechtzeitig den Kontakt sucht, verbessert nicht nur die eigene Liquidität, sondern stärkt auch die Mandatsbeziehung durch professionelles, transparentes Forderungsmanagement.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Das Zahlungsziel wurde überschritten und Sie möchten reagieren? Auf Knopfdruck können Mahnvorschlagslisten erstellt werden. Hier können Sie mit einem Klick auswählen, welche Mandanten Sie kontaktieren möchten. Erstellen Sie Zahlungserinnerungen oder Mahnungen und setzen Sie ein neues Fälligkeitsdatum.
Warum sich ein professionelles Offene-Posten-Management lohnt
Ein strukturierter Umgang mit offenen Posten sorgt nicht nur für Ordnung in den Zahlen, sondern hat direkte Auswirkungen auf die wirtschaftliche Stabilität der Kanzlei.
- Offene Posten und Zahlungseingänge im Blick zu behalten, erhöht die Planbarkeit von Zahlungsmittelflüssen und reduziert den Bedarf an kurzfristiger Finanzierung.
- Frühzeitige, gut informierte Mandantenansprache bei überfälligen Posten senkt das Ausfallrisiko und zeigt Professionalität in der Zusammenarbeit.
Mit dem LAS-Modul „Offene Posten, Zahlungen“ wird Forderungsmanagement vom notwendigen Übel zum gestaltbaren Steuerungsinstrument – für mehr Liquidität, weniger Überraschungen und eine bessere Basis für nachhaltiges Wachstum.