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Digitales Rechnungsmanagement – Ein effizienter
Workflow
Unternehmen mit projektorientierten Teams stehen oft vor der Herausforderung, Leistungen flexibel zu erfassen und gleichzeitig eine reibungslose Abrechnung sicherzustellen. LAS bietet hierfür eine Lösung, die sich flexibel an Ihre Abläufe anpasst – ob im Back Office, am Schreibtisch oder unterwegs.
Zwei Welten – eine Lösung: Desktop-Installation und LAS Web App
LAS teilt sich in zwei zentrale Komponenten auf: die Desktop-Variante und die LAS Web App. Während das Back Office oder die Sekretariate sich auf die Desktopversion verlassen, um administrative Aufgaben wie Stammdatenpflege und Fakturierung zu erledigen, profitieren Projektleiterinnen und Projektleiter von der mobilen Freiheit der Web App. Diese ist auf jedem internetfähigen Endgerät nutzbar und erlaubt es, erbrachte Leistungen direkt beim Kunden, auf Geschäftsreisen oder im Homeoffice zu erfassen.
Dank einer gemeinsamen Datenbank sind alle mobil erfassten Daten unmittelbar auch in den Desktopinstallationen verfügbar.
Dieser duale Ansatz stellt sicher, dass überall dort, wo gearbeitet wird, auch die zentralen Abläufe nahtlos unterstützt werden.
Der smarte Workflow für die Rechnungsfreigabe
Ein besonders relevantes Beispiel für den digitalen Mehrwert unserer Lösung ist der Rechnungs-Workflow, den wir speziell für die Zusammenarbeit zwischen Projektleitung und Back Office entwickelt haben.
Und so geht´s:
- Rechnungsvorbereitung mobil: Das Projektmanagement kann ganz smart die erfassten Leistungen für die Rechnungserstellung vorbereiten, egal an welchem Ort gearbeitet wird. Handy, Tablet oder Laptop erlauben den Zugriff auf die Daten im Zentralsystem.
- Rechnungsentwurf im Zentralsystem: Der Rechnungsentwurf wird im Zentralsystem erstellt. Bevor dieser endgültig verbucht wird, können diese durch das Projektmanagement nochmals geprüft werden.
- Übertragung zur Freigabe: Damit das Projektmanagement Zugriff auf die Rechnungsentwürfe erhält, werden diese mit dem Button „zur Freigabe“ übertragen. Ab diesem Moment ist die Rechnung im Zentralsystem nicht mehr sichtbar, sondern wandert in die sichere Umgebung der Web App.
- Prüfung durch den Projektleiter: Nun ist der Ball beim Projektleiter. Der Entwurf erscheiint in der WebApp und kann angezeigt und überprüft werden kann – egal ob im Büro, im Hotel oder unterwegs.
- Freigabe und Rückübertragung: Ist die Rechnung okay, kann sie mit einem Klick freigegeben werden. Die Rechnung erscheint wieder im Zentralsystem. Praktisch: Die farbige Markierung, Entwürfe und freigegebene Rechnungsentwürfe sind farbig markiert. So hat das Backoffice ein klares Signal, dass alle nötigen Prüfungen erfolgt sind.
- Abschließende Verbuchung und Versand: Nach der erfolgreichen Freigabe kann das Back Office die Rechnung endgültig verbuchen und an den Kunden versenden.
Mit diesem Workflow schaffen wir ein Höchstmaß an Transparenz und Flexibilität. Projektleiter müssen nicht mehr stapelweise Papier püfen oder etliche E-Mails hin und her schicken, sondern können Rechnungen ortsunabhängig prüfen und freigeben.
Mehr Effizienz und Sicherheit für Ihr Unternehmen
Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch die systemgestützte Rechnungsprüfung vermeiden Sie Medienbrüche und reduzieren Fehlerquellen. Farbige Markierungen und eine klare Rollenverteilung erleichtern die Orientierung, sodass jeder den aktuellen Status im Blick behalten kann.
Der digitale Prozess sorgt dafür, dass Rechnungen nicht „auf dem Stapel liegenbleiben“, sondern zuverlässig ihren Weg vom ersten Entwurf bis zum Versand zurücklegen.
Gleichzeitig bleiben alle Schritte transparent dokumentiert – ein Pluspunkt für Compliance und jederzeit nachvollziehbare Arbeitsabläufe.
Fazit: Zukunftssichere Abrechnung in hybriden Teams
Digitale Lösungen wie unsere kombinierte Desktop- und Web App machen den Unterschied, wenn Teams hybrid arbeiten und Projektperspektiven mit zentralen administrativen Anforderungen verknüpft werden müssen.
Mit unserem intuitiven Rechnungs-Workflow sparen Unternehmen Zeit, reduzieren manuelle Fehler und schaffen ein arbeitsfreundliches Umfeld.
So wird Abrechnung nicht zur lästigen Pflicht, sondern zum smarten Bestandteil eines modernen Projektalltags.