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Digitale Reisekostenabrechnung – einfach, schnell und transparent
Trotz fortschreitender Digitalisierung: Geschäftsreisen gehören in den meisten Unternehmen zum Alltag. Und dennoch sorgt die Reisekostenabrechnung oft für Stirnrunzeln. Es müssen Belege gesammelt und eingereicht und fehlende Daten nachgetragen werden. So wird der außer Haus Termin schnell zu einem Marathon in Sachen Bürokratie.
Ihre Reisekostenabrechnung – einfach mit unserer Web App erledigt
Die gute Nachricht: Mit der in unserer Web App integrierten Reisekostenerfassung ist dieser Prozess für unsere Kunden deutlich einfacher und transparenter. In diesem Beitrag stellen wir vor, wie Reisekosten Schritt für Schritt erfasst werden. Und zusätzlich gibt es noch ein paar Tipps, wie man dabei Zeit sparen und typische Fehler vermeiden kann.
Die wichtigsten Informationen auf einen Blick
Sobald der Bereich zur Erfassung der Reisekosten aufgerufen wird, listet Ihnen das System automatisch alle offenen Reisen auf. Hierbei werden mehrtägige Dienstreisen ebenso berücksichtigt, wie Tagesreisen für nur einen Kundentermin am Tag.
Praktisch: Über Filterfelder, z.B. Reiseort oder Datum grenzen Sie die Ansicht nach Bedarf ein.
Basisdaten anlegen: Der erste Schritt zur neuen Reise
Mit wenigen Angaben wird eine neue Reise angelegt: Reiseort, ggf. das Land sowie den Zeitraum der Reise. (inklusive Anfangs- und Endzeit) an. Für interne Notizen steht Ihnen das Feld Bemerkung zur Verfügung. Mit einem Klick auf Speichern ist die Reise angelegt.
Kostenarten erfassen
Nach dem Anlegen einer Reise können direkt Kosten hinzugefügt werden:
Fahrzeugkosten (z. B. Kilometerpauschale, Mietwagen)
Verpflegungsmehraufwand
Übernachtungskosten (Einzelnachweis oder Pauschale)
Sonstige Ausgaben
Dropdown-Listen unterstützen dabei, schnell und fehlerfrei die richtige Kostenart auszuwählen. Notwendige Felder wie Mandantennummer, Auftrag oder Vorgang sind klar erkennbar – und optionale Felder wie Beschreibung können Sie für zusätzliche Erläuterungen nutzen.
Tipp: Auch Reisenebenkosten, z.B. Parkgebühren werden erstattet und sollten darum ebenfalls erfasst.
Belege hinzufügen: Papier adé
Belege sind ein wesentlicher Bestandteil einer korrekten Reisekostenabrechnung. In der Web App können Sie diese mit wenigen Klicks laden – oder, wenn Sie ein Smartphone oder Tablet nutzen, einfach fotografieren und hinzufügen.
Gut zu wissen: Ein kleines Beleg-Symbol in der Übersicht zeigt an, für welche Kosten Belege zur Verfügung stehen
Ein letzter Klick
Sind alle Kosten vollständig, sehen Sie übersichtlich die Gesamtkosten der Reise. Außerdem wird ausgewiesen, welche Beträge an den Kunden weiter belastet werden bzw. wie hoch der Erstattungsbetrag ist. Jetzt noch die Bestätigung Mitarbeiter aktivieren und die Abrechnung wird automatisch für die Buchhaltung zur weiteren Bearbeitung bereit gestellt.
Tipp: Schließen Sie die Abrechnung zeitnah nach der Reise ab – so sind alle Informationen noch präsent und Sie vermeiden lästige Nachfragen.
Praxisbeispiel
Sie planen eine zweitägige Reise mit dem Zug nach Frankfurt.
Sie legen eine neue Reise an indem Sie Ort und Zeitraum erfassen.
Als nächstes können sie bereits erste Kosten hinzufügen: Ihr Zugticket liegt Ihnen in digitaler Form vor und Sie laden es einfach direkt hoch.
Nach der Reise laden Sie ebenfalls die Hotelrechnung und ggf. Bewirtungsbelege hoch, falls notwendig auch weitere Kosten. Am Ende geben Sie die Reise nur noch frei und der Erstattungsprozess läuft automatisch an.
Alle Vorteile auf einen Blick
Digitale Erfassung
Reisekosten können überall und jederzeit bearbeitet werden. Fehlende Belege gehören der Vergangenheit an, wenn Sie z.B. Parktickets oder Taxibelege direkt fotografieren und der Reise hinzufügen.
Automatische Berechnung
Kilometer- und Verpflegungspauschalen werden automatisch berechnet. Ebenso die Beträge zur Weiterbelastung und Erstattung.
Zeitnahe Erstattung
Mit wenigen Klicks erfassen Sie die notwendigen Daten und geben Sie daher zeitnah zur Weiterverarbeitung an die Buchhaltung. So werden Ihre Reisekosten schnellstmöglich erstattet.