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Budgets im Griff: Wie LAS eine realistische Planung Ihrer Prüfungsaufträge ermöglich
In Teil 2 unserer Reihe liegt der Schwerpunkt auf dem praktischen Nutzen der Budgetplanung: Wie LAS dabei hilft, realistische Budgetplanungen vorzunehmen, Unterschiede zu identifizieren und den Freigabeprozess effizient zu gestalten. Dabei stehen Status, Ansichten und der Workflow zwischen Projektleiter und verantwortlichem Prüfungspartner im Vordergrund.
Nur mit realistisch geplanten Budgets, die im Verlauf der Prüfung kontrolliert werden, können Prüfungsaufträge wirtschaftlich gesteuert werden. Die Planung des Budgets und des Einsatzes trägt genau dazu bei: Sie verknüpft die Budgetplanung mit Daten des Vorjahres, der Zeiterfassung und der Abrechnung, wodurch die reale Entwicklung eines Auftrags sichtbar wird.
Statt Budgets unabhängig von Erfahrungswerten zu berechnen, sind im System Vergleichsdaten aus vergangenen Prüfungen verfügbar – von geplanten Stunden über abgerechnete Honorare bis zur Budgettreue. Hierdurch entsteht eine solide Basis für Entscheidungen. Zudem wird gewährleistet, dass Budgets nicht nur theoretisch funktionieren.
Von „offen“ bis „fixiert“: Status sorgt für Klarheit
Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten zu jeder Zeit über den Stand eines Auftrags im Planungsprozess informiert sind, setzt LAS auf klar festgelegte Statusstufen. Ein neuer Auftrag beginnt als „offen“, wird zuerst grob geplant, dann detailliert ausgearbeitet und schließlich zur Prüfung an den zuständigen Wirtschaftsprüfer übergeben.
- In der Anfangsphase des Projekts kann der Projektleiter Anpassungen am Budget vornehmen, ohne dass dies Auswirkungen auf die genehmigten Zahlen hat.
- Wenn ein Budget als Vorschlag dem verantwortlichen Prüfungspartner übergeben wird, ist transparent nachvollziehbar, ob es angenommen, zur Überarbeitung zurückgegeben oder bereits fixiert ist.
Dank dieser Statuslogik müssen Rückfragen im Alltag deutlich seltener erfolgen, da der Bearbeitungsstand nicht mehr in E-Mails oder Excel-Tabellen gesucht werden muss, sondern direkt im System sichtbar ist.
Erleichterung der Arbeit durch flexible Perspektiven
Alle relevanten Auftragsinformationen werden in der Budgetansicht von LAS in einer strukturierten Tabelle angezeigt, die durch Filter auf die jeweils benötigten Daten eingeschränkt werden kann. Projektleiter und verantwortliche Prüfungspartner haben die Möglichkeit, Budgets nach Kriterien wie Niederlassung, Mandant, Auftrag, Bezugsjahr oder Verantwortlichem zu filtern und sich somit nur die für ihre Rolle relevanten Budgets anzeigen zu lassen.
- Vordefinierte Ansichten wie „Budgets offen“, „Budgets in Planung“, „Budgets als Vorschlag“ oder „Budgets fixiert“ erleichtern den Einstieg und sorgen für Übersicht.
- Die Darstellung ist einheitlich für alle Ansichten, was bedeutet, dass sich Nutzerinnen und Nutzer nicht ständig an neue Bildschirmaufteilungen gewöhnen müssen.
Auf diese Weise entsteht ein Cockpit, mit dem alle Budgetzustände rasch kontrolliert und gezielt bearbeitet werden können.
Planung mit Bezug zur Realität durch Vorjahresaufträge
Die Budgetplanung in LAS bietet einen besonderen Mehrwert durch die Einbeziehung von Aufträgen aus dem Vorjahr. Für zahlreiche Prüfungsmandate sind Erfahrungswerte aus früheren Jahren verfügbar, wie budgetierte und geplante Stunden, tatsächlich erfasste Zeiten sowie abgerechnete Honorare.
- Die Vergleichszahlen dienen dazu, neue Budgets praxisnäher zu planen und dabei Über- oder Unterdeckungen aus der Vergangenheit zu berücksichtigen.
- Mit Kennzahlen wie Deckung und Budgettreue kann beurteilt werden, wie gut die früheren Budgetvorgaben eingehalten wurden und ob Anpassungen angebracht sind.
Das Bauchgefühl wird um präzise Zahlen ergänzt – das ist ein klarer Vorteil, wenn es darum geht, Budgets gegenüber Mandanten oder intern zu rechtfertigen.
Vom initialen Design zum festgelegten Finanzrahmen
Im Berufsalltag starten viele Budgets mit einer groben Planung, bevor sie weiter verfeinert werden. Zunächst kann in LAS ein pauschales Budget erfasst werden, das später durch detaillierte Personalzuweisungen weiter präzisiert wird.
- Kleine Aufträge können oft schon durch eine erste Planung festgelegt werden, während größere Mandate von einer detaillierteren Aufteilung nach Mitarbeitenden und Rollen profitieren.
- Ist das Budget vollständig, kann der Projektleiter es mit einem Klick als Vorschlag an den zuständigen Prüfungspartner senden und damit den Freigabeprozess einleiten.
Sobald der zuständige Wirtschaftsprüfer das Budget genehmigt und festlegt, ist eine verlässliche Grundlage für die weitere Einsatzplanung und das Controlling gegeben.
Vorschau auf Teil 3
In der kommenden Woche wird erläutert, wie Sie durch die Personalzuordnung und Auslastungsfunktionen in LAS sicherstellen, dass die passenden Personen zur richtigen Zeit an den entsprechenden Aufträgen arbeiten. Funktionen wie Mitarbeitervorschlag, Übernahme von Vorjahresstrukturen und detaillierte Auslastungsansichten sind dabei besonders wichtig.
Wenn Sie sich bereits jetzt für weitere Informationen darüber interessieren, wie LAS Ihre Prüfungsplanung unterstützt – von der Budgetierung über die Einsatzplanung bis zum Controlling –, schauen Sie auf unserer Website vorbei und entdecken Sie weitere Funktionen der LAS-Budget- und Einsatzplanung.