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Alle Infos an einem Ort: Von Kenndaten über Sondervereinbarungen bis zur digitalen Akte im Kanzleialltag
In der letzten Woche haben wir hier gezeigt, wie der Baustein LAS-Angebot Sie bei der Erstellung und Kalkulation von Angeboten unterstützen kann.
Ihr Angebot wurde angenommen und ein Auftrag liegt auf dem Tisch? Herzlichen Glückwunsch. Heute stellen wir Ihnen darum den Baustein LAS Auftrag vor.
Aufträge sind das Herzstück der täglichen Kanzleiarbeit – hier laufen alle Informationen zu Mandat, Leistungen, Verantwortlichen und Vereinbarungen zusammen. Mit LAS-Auftrag wird dieses Auftrags- und Aktenmanagement strukturiert abgebildet und schafft damit die Grundlage für effiziente Vorgangssteuerung und transparente Dokumentation.
Alles Wichtige zu einem Auftrag auf einen Blick
Je größer ein Mandat, desto mehr Einzelinformationen fallen an: Auftragsdatum, Vollmacht, Besonderheiten, Zuständigkeiten, interne Notizen. Mit LAS-Auftrag liegen diese Daten nicht verteilt in E-Mails, Ordnern oder Köpfen, sondern gebündelt in einem zentralen Datensatz.
- Jedem Auftrag werden eindeutige Kenndaten wie Auftragsnummer, Bezeichnung, Mandant, Niederlassung, Sachgebiete und verantwortliche Mitarbeitende zugeordnet.
- Diese Informationen dienen gleichzeitig als Such- und Filterkriterien, sodass relevante Aufträge schnell gefunden und ausgewertet werden können.
So entsteht eine digitale Akte, in der alle zentralen Informationen strukturiert und jederzeit zugänglich sind.
Kennzahlen und Merkmale als Basis für Steuerung und Auswertung
Die Vergabe von Merkmalen und Sachgebieten ist mehr als nur „Schmuck am Datensatz“ – sie bildet die Grundlage für eine flexible Auswertung Ihres Auftragsbestands. Ob nach Rechtsgebiet, Branche, Auftragsart oder internem Verantwortungsbereich: Über Merkmale lassen sich Aufträge gezielt selektieren.
- Sachgebiete und Merkmale erleichtern die spätere Analyse, zum Beispiel welche Mandate besonders häufig auftreten oder in welchen Bereichen sich die Kanzlei stark entwickelt.
- Gleichzeitig unterstützen sie bei der internen Organisation, etwa bei der Verteilung von Aufgaben auf spezialisierte Teams.
Damit wird Auftragsverwaltung zu einem echten Steuerungswerkzeug – nicht nur zu einer Ablage.
Beauftragung und Sondervereinbarungen sauber dokumentieren
Mit LAS-Auftrag dokumentieren Sie den gesamten Weg von der Beauftragung bis zur Unterzeichnung durch den Mandanten. Relevante Schritte wie Angebot, Auftragsdatum, Vollmachtdatum, Vertragsversand und Unterschrift lassen sich lückenlos festhalten.
- Sondervereinbarungen – etwa zu Gegenstandswerten, Haftungssummen, Rückstellungen oder spezifischen Honorarregelungen – können direkt im Auftrag hinterlegt werden.
- Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, was mit dem Mandanten vereinbart wurde und welche Rahmenbedingungen für das Mandat gelten.
Das erhöht die Rechtssicherheit, reduziert Rückfragen und unterstützt ein professionelles Mandatsmanagement.
Auftragsplanung: Qualitätssicherung schon bei der Anlage
Die Auftragsplanung ermöglicht es, Tätigkeiten, Zeiten, Kosten und erwartete Honorare bereits im Vorfeld strukturiert zu planen. Mitarbeitende können direkt einzelnen Aufgaben oder Positionen zugeordnet werden – inklusive geplanter Arbeitszeit und erwarteter Erträge.
- So entsteht eine verlässliche Grundlage für Kapazitätsplanung und wirtschaftliche Steuerung des Auftrags.
- Gleichzeitig wird die Qualitätssicherung unterstützt, da Umfang, Zuständigkeiten und wichtige Meilensteine früh klar definiert sind.
Die Planung im Auftragsmodul ergänzt damit ideal andere LAS-Bausteine wie Budget- und Einsatzplanung.
Dokumente direkt am Auftrag
Über Schnittstellen zu Dokumentenmanagement-Systemen oder direkte Dokumentenverknüpfungen können zum Auftrag gehörende Unterlagen, Schriftsätze oder Korrespondenzen direkt aus der Auftragsansicht heraus aufgerufen werden.
- Das reduziert Suchzeiten erheblich, da alle relevanten Inhalte zur Vorgangsbearbeitung an einem Ort verfügbar sind.
- Gleichzeitig unterstützt es eine strukturierte, revisionssichere Ablage der Mandatsdokumentation.
Gemeinsam mit Modulen wie LAS Angebot, Termine & Fristen und Posteingangs-/Postausgangsbuch entsteht so ein durchgängiges Auftrags- und Aktenmanagement, das den Kanzleialltag spürbar erleichtert.