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Warum fällt die Entscheidung für eine neue Software oft so schwer?
Die Einführung einer neuen Software ist für jedes Unternehmen eine spannende Herausforderung. Egal, ob zum ersten Mal eine Softwarelösung implementiert werden soll oder ein altes System abgelöst wird.
Und dabei spielt die Frage nach den Lizenzkosten nicht unbedingt die Hauptrolle. Es müssen viele technische Faktoren berücksichtigt werden und selbstverständlich müssen auch die Mitarbeitenden ins Boot geholt werden.
Die wesentlichen Herausforderungen
- Welches Programm ist das richtige?
Die Suche nach der richtigen Software gestaltet sich oft schwierig.
Standardprogramme bieten möglicherweise nicht die gewünschten Features.
Andererseits können Anwendungen so komplex gestaltet sein, dass die entsprechenden Anschaffungskosten das verfügbare Budget übersteigen.
Die Recherche ist zeitaufwändig und die dafür benötigten Kapazitäten sind nicht verfügbar. - Ist eine Integration möglich?
Eine neue Software sollte sich bestenfalls nahtlos in die bestehenden IT-Umgebung einfügen. Möglicherweise müssen jedoch zusätzlich neue Komponenten angeschafft werden. Gibt es Schnittstellen, so dass die neue Software mit den anderen genutzten Anwendungen „kommunizieren“ kann? - Können Daten übernommen werden?
Daten, z.B. aus einem Altsystem, sollen natürlich auch in der neuen Anwendung verfügbar sein. Hier sind im Vorfeld oft eine Bereinigung und Aufbereitung der bestehenden Daten notwendig. Der Aufwand dafür kann nicht realistisch eingeschätzt werden und bedeutet zusätzlichen Zeitaufwand bei den Mitarbeitenden. - Wie hoch ist der Gesamtaufwand?
Die Einführung einer neuen Software bedeutet immer, dass in Unternehmen Ressourcen gebunden werden. Im Idealfall wird ein Team aus Mitarbeitenden gebildet, das für das Projekt verantwortlich ist. Wird hier nicht berücksichtigt, dass diese Personen zeitlich gebunden werden, führt das leicht zu Überforderung. - Ziehen alle Mitarbeitenden an einem Strang?
Es muss berücksichtigt werden, dass nicht jeder im Unternehmen die Einführung einer neuen Software begeistert aufnimmt. Hier stehen persönliche Gefühle im Mittelpunkt, etwa die Angst vor Veränderungen. Arbeitsprozesse haben sich etabliert, mit der Softwareeinführung müssen oftmals neue Arbeitsweisen akzeptiert werden. Ausreichende Schulungs- und Supportangebote mindern die Sorge vor etwaiger Fehlbedienung. So werden Anwender „abgeholt“ und in das Projekt eingebunden.
Ein klar strukturierter Projektablauf ist der Schlüssel zum Erfolg. In unserem nächsten Blogbeitrag lesen Sie, wie dieser aussehen kann.